沖縄ホームページ作成スクール

ウェブ担当の前任者が辞めてしまって困っています

ある日突然、ウェブ担当者が辞めてしまったらどうすれば良いのか?

「あれ?ブログの更新ってどうするんだっけ?」

「フェイスブックに返信したいけどログインが解らない・・・」

「ホームページの内容を変えたいのに解らない。」

など、、
ウェブ担当者が居なくなってしまうと様々な面で困ってしまう事になります。

また、これが原因で売上ダウンにも繋がってしまいますので注意が必要です。

実はこのように「ウェブ担当者の辞任」でお困りの事業者様が多く存在していますので、今回はウェブ担当者が辞めてしまったら?について解説させていただきます。

 

最重要: ID・パスワードの把握

ウェブ担当者が辞めてしまった会社から一番お聞きするお悩みごとは『ホームページにログインできなくて何もできません。。』という事例です。

ウェブ担当者が辞めてしまったら、下記のIDとパスワードを把握しているかを確認しましょう。

1、ホームページのログイン情報(ID・パスワード・アドレス)

2、SNSのログイン情報

3、エキテン、ジモティー、ヤフオク、アマゾンなどのログイン情報

4、メールアカウントの設定情報

5、ドメイン、サーバーへのログイン情報

の5つは必ず把握できているかを確認をしましょう。

前任のウェブ担当との関係線が薄れてしまうと連絡するら取れなくなってしまう可能性もあるので、できるだけ迅速に確認をするようにしましょう。

また、このような事にならないためにも、Googleドキュメントなどに各種ログイン情報をまとめておくと便利です。

【必須事項】
また、前任者がどのような人格者であったとしてもセキュリティの為に、すべてのパスワードは変更しておくようにしましょう。

会社を辞めてあともホームページなどにログイン出来てしまうなどは、かなりハイリスクなことですので、パスワードを変更して外部からログインできないようにしましょう

重要: 顧客情報の把握

次に大切なことが、顧客情報の管理です。

顧客情報とは、
・顧客の名前などの個人情報
・顧客とのメールなどの履歴
・顧客との個別対応な取り決め
などが挙げられます。

ウェブ担当者は顧客情報にもっとも触れる立ち位置ですので、辞めてしまうといっきに顧客情報が把握できなくなるという事が発生してしまいます。

とくに、LINEにログインできなくてお客様のお問い合わせに返信できないというような事が多いようです。

普段から、ウェブ担当者がお客様に対してどのようなやり取りをしているのかを確認しておくことがオススメなのですが、急に辞めてしまった場合は防ぎようがないので、まずはメール・LINE・顧客情報を確認できるのかを試してみましょう

先程の【最重要:ID・パスワードの把握】と重複しますが、ログイン情報だけは普段から把握しておくようにしましょう。

必要: 情報発信を継続する

ウェブ担当者が居なくなってしまったあとでも、ブログ・SNSなどの情報発信は必ず継続するようにしてください。

ユーザーは情報発信の内容だけではなく、頻度に敏感です。

いままで週数回は更新されたいたのに、それが一ヶ月止まってしまうと『不信感』に繋がってしまい売上がダウンしてしまいます。

ウェブ担当者が居なくなってしまうと大変だと思いますが、ウェブはいつでもお客様から見られているという認識を持って、情報発信の頻度を落とさないようにしていきましょう。

まとめ

ウェブ担当者が辞めてしまっても、多くの場合は『大したことないだろう』とウェブ担当者の存在を過小評価してしまっています。

前任のウェブ担当者に悪意があれば、ホームページにウイルスを仕組むこともできますし、顧客情報を外部に流出させることも出来てしまいます。

売上に関してもウェブ担当者の貢献度は想像以上に大きいので、なんだか最近新規顧客が減ってきたという場合は、ブログ・SNSでの情報発信が滞っていたのが原因だったという事もあります。

ウェブ担当者が辞めてしまったら、悪影響が出る前に後任のウェブ担当者を任命することが大切です。

新任のウェブ担当者に、ログイン情報・顧客情報・ホームページの運営指針などを引き継いでもらうことで、ホームページ経由の売上が減ることを防ぐことができます。

ですので、繰り返しになりますが、ウェブ担当者が辞めてしまったら、とにかくログイン情報を把握すること。 そして、パスワードを変えて前任者がログインできないようにしましょう。

そして何よりも大切なことは、ホームページやSNSを見てくださっているお客様を不安にさせないことです。

ウェブ担当者が辞めてしまったからホームページを放置していいという理由にはなりません。

お客様との関係性を大切に育てていくことを途切れさせないようになさってください。

 



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